Administratiekantoor kiezen hoe doe je dat?

Home / Boekhouder Rotterdam / Administratiekantoor kiezen hoe doe je dat?

Als je op zoek bent naar een bedrijf om je administratie te doen, zie je vaak door de bomen het bos niet meer. Er zijn zeer veel administratiekantoren, en je weet vooraf nooit of deze goed zijn, of dat het betreffende administratiekantoor slecht werk aflevert. Hoe kan je nu het beste een administratiekantoor kiezen? Het is onder andere belangrijk om kennis van de branche te hebben, en de kosten van het administratiekantoor spelen ook een rol. Daarnaast moet het administratiekantoor kennis van zaken hebben, en is het verstandig als het kantoor bij jou in de buurt zit. Voordat je op zoek gaat naar een administratiekantoor dat aan jouw wensen en de eisen van jouw bedrijf voldoet, is het belangrijk om te weten wat administratie precies inhoudt. Als je dit niet goed weet, is het zoeken naar het juiste administratiekantoor onbegonnen werk.

Wat is administratie

Simpel gezegd is administratie kantoorwerk in de breedste zin van het woord. Waar het vroeger vooral ging om het bijhouden van een financiële verantwoording door middel van een financiële boekhouding (o.a. kasboeken, journaaloverzichten en jaaroverzichten). Anno 2015 houdt de administratie naast bovenstaande punten ook in dat de administratie moet gaan over de personeelszaken, zoals uitbetaling van salaris, vrije dagenregistratie, ziekmeldingen, enzovoort. In principe zou je kunnen zeggen dat de administratie alles omvat wat je voor de belastingdienst en andere officiële instellingen moet bewaren, en duidelijk kunt aangeven waar geld naartoe is gegaan, en welke dingen er voor je bedrijf zijn vastgelegd.

Het kiezen van een administratiekantoor

Zeker als je zelf weinig verstand hebt van de administratie, kan je dit het beste uitbesteden aan een administratiekantoor. De medewerkers van dit kantoor zijn de hele dag bezig met administratie, waardoor jouw administratie stukken sneller verwerkt wordt, dan wanneer jij zelf ermee bezig zou zijn. Natuurlijk moet je geld betalen aan het kantoor, maar als je de tijd zelf bezig zou zijn, ben je vaak veel duurder uit. Als je besloten hebt een administratiekantoor in te schakelen om jouw administratie te voeren, is het belangrijk om te weten of je het juiste kantoor kiest, enzovoort. Met de tips hieronder kan je hopelijk een betere, meer overwogen keuze maken met betrekking tot het meest geschikte administratiekantoor.

Branchekennis

Een administratiekantoor is – logisch natuurlijk – gespecialiseerd in het voeren van administratie voor bedrijven. Dit houdt ook in, dat de medewerkers van het administratiekantoor hoogstwaarschijnlijk geen (gespecialiseerde) kennis van jouw werkzaamheden hebben. En dat is ook begrijpelijk. Toch kan het vaak wel handig zijn als het administratiekantoor waar jij je administratie laat voeren, wat basiskennis heeft van jouw werkzaamheden. Heb jij een webwinkel, dan is het handig dat in ieder geval één medewerker van het administratiekantoor basiskennis heeft over het voeren van een webwinkel. Daarom is het tijdens het zoeken naar een administratiekantoor dat aan jouw wensen voldoet, ook aangeraden om te vragen of er één of meerdere mensen aanwezig zijn die in ieder geval een basiskennis hebben binnen jouw branche.

Expertise

Er zitten grote verschillen tussen de administratiekantoren. Het ene kantoor is immers het andere niet. De grote administratiekantoren kent bijna elke ondernemer wel van naam, zoals Deloitte of KPMG. Deze bedrijven hebben een grote expertise op het gebied van belastingen en administratie. Ook zijn er vaak mensen werkzaam die het examen accountant met goede resultaten hebben afgerond. Wil jij je administratie door één van die grote administratiekantoren laten voeren, dan betaal je ook voor hun naam en expertise. Dit betekent niet dat een kleiner administratiekantoor slechter is, in sommige gevallen leveren kleinere administratiekantoren zelfs beter werk af, omdat ze meer aandacht en tijd voor de specifieke wensen van de klant (dus jij) hebben.

De kosten van een administratiekantoor

Tussen de verschillende administratiekantoren kunnen flinke prijsverschillen zitten. Toch is het niet verstandig om alleen naar de kosten van een administratiekantoor te kijken, en daar jouw keuze van laten afhangen. Hoe minder werk het administratiekantoor heeft aan jouw administratie, hoe minder je op jaarbasis betaalt. Een kleine ondernemer met een eenmanszaak, betaalt vaak tussen de 1000 en 1500 euro op jaarbasis. Voor exactere cijfers is het verstandig om een aantal administratiekantoren aan te schrijven en om een offerte aan te vragen. De meeste administratiekantoren leveren de omzetadministratie periodiek af, en voeren dit ook voor jou in bij de belastingdienst, zodat je daar geen omkijken meer naar hebt. Bovendien geven de meeste administratiekantoren je ondersteuning bij het indienen van de inkomstenbelasting. Als je een administratiekantoor tegenkomt die een goedkoper tarief hanteert, hoef je hier geen zorgen over te maken. Wel is het dan vaak zo dat het administratiekantoor wat extra’s van jouw kant verwacht. Hierbij kan je denken aan het feit dat je zelf je facturen in een spreadsheet overzicht plaatst, waardoor het administratiekantoor in principe alleen een kleine controle hoeft uit te voeren. Als je bij een administratiekantoor meer betaalt, zit bovenstaande er vaak bij, en heb je daar ook geen omkijken meer naar.

Locatie van het administratiekantoor

Ten tijde van ons digitale tijdperk, en de mogelijkheden van het internet, is het niet meer noodzakelijk om een administratiekantoor bij jou in de buurt uit te kiezen. Je zou er zelfs voor kunnen kiezen om je administratie uit te besteden aan een kantoor in het buitenland. Maar toch heeft dit ook zijn nadelen. Alles moet, door de afstand, dan telefonisch of via internet gebeuren. En dat terwijl persoonlijk contact soms liever gezien wordt, omdat dingen dan makkelijker uitgelegd kunnen worden en de communicatie soepeler verloopt.

Opgeruimd staat netjes

Het allerbelangrijkst van je administratie is dat deze veilig is opgeborgen. Als ondernemer ben je door de privacywetgeving al verplicht om alle administratieve zaken veilig op te bergen, zodat niet iedereen (dus mensen die er niets mee te maken hebben) bij jouw administratie kan komen. Een administratiekantoor is zelfs aan nog strengere eisen verbonden, omdat deze de administratie voert van vele bedrijven. Bij het zoeken naar het juiste administratiekantoor is het ook raadzaam om eens een keer langs te gaan. Zo kan je gelijk zien hoe daar gewerkt wordt, of de administraties van bedrijven netjes zijn opgeborgen, of de bureaus netjes zijn en of het bedrijf een betrouwbare indruk wekt.

boekhouder Rotterdam

Comments(0)

Leave a Comment